改善したきっかけ

当社はIT企業で、自身はシステム部の主任を任されています。今回、主にコロナの影響により、自社よりも他社がテレワークを主体とし始めたため、当社もテレワークを推進することとなりました。

もともとITを主体とする企業であるため、セキュリティ面さえしっかりしていれば出来そうだという見込みのみ立っていました。そこで、まだ若い自分ですが、その辺りの対応を何人かと検討することになり、うまく進めればやっていけそうだということを役員に報告し、実際に行っていくこととなりました。 主には省人化を進め、常駐するのは最大2人程となりました。

改善した方法

全員の作業環境を整えた

パソコンを自宅に持ち帰っても作業できるようにするには自宅から社内サーバーにアクセスする必要があるが、セキュリティのことを考えると自宅のネット環境を使うことは難しい。そのためソフトバンクのポケットWiFiを全員分契約し配布しました。

社内はSlackを導入した

社内では社員間のやりとりをメーリングリストからSlackに変更しました。
Slackのようなチャットアプリの方がメーリングリストより、こまめにコミュニケーションが取れると判断しました。

協力会社とはZoomまたはMicrosoft Teamsでやりとり

協力会社などの他社とのやりとりは、ZoomやMicrosoft Teamsを使うことにしました。協力会社ごとにアプリが異なるので少し煩わしい時もあるが、現時点で問題は発生していない。

社内の常駐人数を減らしたため会社の固定電話に問い合わせが多いと常駐している社員の負担がかなり大きくなってしまうので、各社へ依頼を行い会社の固定電話をできる限り使わない方向にしてもらいました。

評価

思った通りの無人化・省人化ができたが、一部課題が残った

今後の目標

やはりコスト面がどうしても気になります。最初はネットワーク環境が整っていない方のみにポケットWiFiを配布しましたが、社員間で差がついてしまうことや接続切れが多かったことから全員配布としました。交通費がなくなったことを考えれば少しマシですが、かなりの負担があります。teamsやzoomの有料化も若干負担があります。