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Excelを自動表示するようにしたことで、書類作成に取られる時間が大幅に減りすぎてしまい、ものすごく暇になってしまった

update 2022/6/1

都道府県

千葉県

業種

不動産業，物品賃貸業

会社概要

不動産仲介・戸建建築販売

会社規模

1〜10人

実施者

事務員

費用

なし

改善したい課題

自身は不動産仲介・戸建建築販売を行っている会社の事務員です。不動産業の契約書や重要事項説明書の作成をExcelで作成しており、今まではただワクだけがあるひな形に中身を手入力して作成していました。

しかし、金額やそれぞれの区画ごとの説明などを入力するときにもし間違っていても気が付かないときがあり、不動産なので高額になるため、間違えは問題になると考えました。

そのため、ミスをなくすために契約書・重要事項説明書内のできる部分は全部自動化し、目視による点検部分を徹底的に減らしたいと思いました。

・契約書や重要事項説明書作成でミスを起こさないようにしたい

改善した方法

・Excel資料を改善した

Excelでの資料作成を自動化した

実施した内容

・不動産売買契約書・重要事項説明書の中身を計算式で埋め、入力しなくても良いようにした。
・触ってはいけない部分を「セルのロック」、「シートの保護」の機能を利用し、完全に触れないようにした。
・手入力で作っていたものをできうるかぎり自動で表示した。

実施した結果、以下の改善を行えた。

・金額やそれぞれの区画ごとの内容に記載間違いが起きないように出来た。
・契約書等を作成するための時間を大幅に削減できた。
・どうしても目視で最終確認せねばならない部分を極限まで減らせた。

評価

思った通りの無人化・省人化ができたが、一部課題が残った

今後の目標

・余った時間を有効に使う

手入力による間違いをなくし、書類作成に取られる時間が大幅に減りすぎてしまい、ものすごく暇になってしまいました。間違いがなくなったことは完全に良かったことなので元に戻す気はなく、暇になってしまった膨大な時間に見合うだけの他の仕事がない状態のため、余った時間をデスク周りの整理整頓や関連資格の勉強を行い、余った時間を有効に使いたいです。