改善したきっかけ

コロナ感染拡大防止による緊急事態宣言で従業員の出社が困難になりました。そして特に大きな影響がでたのが書面回送業務でした。これは見積りや許可申請などを上司や関係部署に確認してもらい押印してもらう業務だが、在宅作業であるが故に押印してもらう（する）だけでかなりの手間が発生し、業務に多大な支障が発生していた。

問題

回覧している書類は全て重要な書類ですが、押印するためだけにかなりの時間と手間がかかり社員から不満が出る可能性もあるため早急に対応した。

改善した内容

慣習的な押印は省略

押印を省略するだけで、かなりの手間が減るため、押印書類の見直しを実施しました。従来から慣習的で押印するとなっているものは押印不要の了解をとりつけました。
社内的に上司が見たと言うエビデンスが必要と言う場合はメールの転送歴やチームスやシェアポイントで回送することでエビデンスとするよう交渉しました。押印自体もPDFのスタンプ機能を活用することで簡略化しました。

PDFのスタンプ機能
Acrobat のスタンプツールは、書面にゴム印を押す場合と同様の使い方ができます。使用できるスタンプには、あらかじめ定義されているスタンプのほか、任意の画像で作成したカスタムスタンプがあります。 https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/kb/236235.html

コロナ禍でできる範囲の対策をした

コロナによる急遽対策が必要だったこともあり、新たにシステムやツールを導入することによる対応がとれなかったのでExcel、PDF、Microsoft Teams、SharePointなどの既存のツールを活用することで対策を打ちました。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365

評価

適切な改善だったが、一部解決しなかった

一部の部署は押印を省略できなかった

慣習的かどうかはその部署の責任者によるため、一部の部署は押印不要とはできなかった。

社外向け書類も押印を省略できなかった

正式な書類については先方の都合上、押印をしないわけにはいかず一部、押印対応をせざるえない業務が残った。

今後の課題

まだ押印を省略できる書類はあるので、それらもエビデンスの確立を模索し省略していきたい。
また、今回押印を省略するために様々なツールの使い方を理解したのでこの知識を使って他業務に対しても、無駄な作業を減らしたり効率化していきたい。